BOGOTÁ BEER COMPANY S.A.S.

Politica de protección de datos personales

 

La empresa BOGOTÁ BEER COMPANY S.A.S. (en adelante “BBC”), domiciliada en la cuidad de Bogotá D.C., con dirección física en la Carrera 53 No 127 -35, piso 7 y correo electrónico comercial datospersonales@bogotabeercompany.com, pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados por la compañía esta Política de Tratamiento en cumplimiento de la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

  1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y procedimientos contenidos en este documento, serán aplicables en todo momento y durante la realización de todas las actividades que involucren la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la transferencia de información o datos personales, registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de BBC.

El presente documento es de obligatorio y estricto cumplimiento para BBC en calidad de responsable del tratamiento de datos, pudiendo ésta ser consultada por medio físico o electrónico por cualquiera de los Titulares.

Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto de los mismos.

 

  1. DEFINICIONES

De conformidad con la normatividad vigente y con el propósito de facilitar el entendimiento de presente documento, se aplicarán las siguientes definiciones:

2.1.          Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;

2.2.          Aviso de Privacidad: Documento electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales;

2.3.          Dato Personal: Cualquier información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables;

2.4.          Datos Públicos: Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

2.5.          Datos Sensibles: Toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

2.6.          Base de Datos: Conjunto de datos personales que es objeto de tratamiento por parte del Responsable;

2.7.          Titular: Persona natural o jurídica, pública o privada quién es titular de la información o datos personales que se encuentran incluidos en la Base de Datos del Responsable;

2.8.          Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable de Tratamiento.

2.9.          Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y o el tratamiento de datos, es decir, BBC.

2.10.        Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  1. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Las políticas del tratamiento de información y datos personales se basan en los siguientes principios:

3.1.          Principio de Libertad: El tratamiento de la información solo se llevará a cabo con la presencia del consentimiento, previo y expreso e informado del Titular. Ningún dato personal puede ser obtenido o revelarse sin previa autorización de su personal.

3.2.          Principio de Seguridad: Toda información y datos personales se protegerá mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulenta;

3.3.          Principio de confidencialidad: Las personas que hagan parte del proceso de manejo de información y datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguno de los Titulares.

3.4.          Principio de veracidad: La información y datos personales tratados deben ser veraces, exactos, actualizados y comprobables.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 los Titulares de la Información tienen los siguientes derechos:

4.1.          Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en la(s) base(s) de datos de BBC.

4.2.          Solicitar la prueba de la autorización que fue otorgada a BBC para darle tratamiento a su información personal.

4.3.          Ser informado por BBC, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales en caso de que así lo requiera expresamente.

4.4.          Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando el tratamiento que BBC le haya dado a los mismos no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, previa comprobación de dichos actos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.5.          Acceder en forma gratuita a sus datos personales en las bases de datos de BBC.

4.6.          Ser informado de cambios sustanciales que se efectúen en la presente Política de Tratamiento de Información, como los son y sin limitarse a: cambios en la identificación del Responsable de la Información y en la finalidad del Tratamiento de los datos personales de los clientes, proveedores y trabajadores de BBC.

4.7.          Recibir una nueva solicitud de autorización para el Tratamiento de la Información cuando los cambios que BBC realice a la Política de Privacidad modifiquen la finalidad del Tratamiento de la Información.

4.8.          Atención de peticiones al Oficial de Privacidad (actualizaciones, rectificaciones, supresión de la Información y revocación de la autorización), consultas y reclamos en relación con el Tratamiento de la Información.

 

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

BBC, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

5.1.          Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

  • Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por BBC;
  • Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;
  • Controlar el acceso a las oficinas de BBC y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de BBC y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de BBC y en sus bases de datos comerciales y operativas;
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de BBC.

5.2.          Respecto a los datos personales de nuestros Clientes y Consumidores:

  • Para cumplir las obligaciones contraídas por BBC con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos;
  • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por BBC;
  • Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece BBC y sus compañías vinculadas;
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;
  • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
  • Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;
  • Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por BBC;
  • Permitir que compañías vinculadas a BBC, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;
  •             Controlar el acceso a las oficinas de BBC y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
  •             Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de BBC, incluyendo descargas de contenidos y formatos;

5.3.          Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

  • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de BBC, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
  • Planificar actividades empresariales;

5.4.          Respecto a los Datos de Proveedores:

  • Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por BBC;
  • Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
  • Para hacer el registro en los sistemas de BBC;
  • Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;

5.5.          Respecto a los datos personales de nuestros accionistas:

  • Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de BBC;
  • Para el pago de dividendos;
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas;

Sujeto a la obtención de su consentimiento podemos comunicarnos con Ud. por correo electrónico, mensaje de texto (SMS, MMS), correo directo o por medio telefónico.

Si prefiere no recibir comunicaciones a través de alguno o todos estos canales, puede comunicarlo en cualquier momento a datospersonales@bogotabeercompany.com y solicitar dejar de recibir dichas comunicaciones.

 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

En el Tratamiento de Datos Sensibles, en el evento en que se realice, BBC observará estrictamente las limitaciones y obligaciones.

Por lo tanto, en caso de realizar Tratamiento de Datos Sensibles, BBC se asegurará de:

  • Obtener consentimiento expreso del Titular.
  • Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

 

  1. RESPONSABLE PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Para el tratamiento de las peticiones, quejas, reclamos y de las solicitudes de modificaciones que formulen los Titulares en ejercicio de los derechos aquí consagrados, los Titulares o quienes ejerzan su representación podrán contactar el responsable BBC de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., al correo electrónico datospersonales@bogotabeercompany.com o radicarla en la siguiente dirección: Carrera 53 No 127 -35, piso 7.

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Los Titulares de Datos Personales tratados por BBC tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

  • Comunicación dirigida a Bogota Beer Company S.A.S. área de Compliance, Carrera 53 A No. 127-35, Bogotá D.C. Colombia.
  • Solicitud presentada al correo electrónico: datospersonales@bogotabeercompany.com
  • Solicitud presentada a través del teléfono +57 (1) 6389000 al área de Compliance.

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

8.1.          Procedimiento para la realización de peticiones y consultas

  • El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
  • El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  • La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
  • Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, BBC requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
  • Las peticiones y/o consultas serán atendida por BBC en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2.          Procedimiento para la realización de quejas y reclamos

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por BBC deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante BBC, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

  • El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  • La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por BBC indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

o    El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

o    Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.

o    La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

  • Si la solicitud se presenta incompleta, BBC deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
  • En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de Legal de Bogota Beer Company S.A.S., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
  • El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

BBC tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados.

  1. SUPRESIÓN DE DATOS

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a BBC la supresión de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos o bases de datos de BBC. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, BBC S.A.S debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

  1. REVOCATORIOA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares de los datos personales que quieran revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento podrán hacerlo con solicitud expresa y escrita.

Para el efecto será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a BBC, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

  1. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales. Sin perjuicio de lo anterior, BBC podrá transmitir en forma internacional los datos personales sin autorización de los Titulares, cuando estos sean transmitidos a Encargados Internacionales previa suscripción del respectivo Contrato de Transmisión Internacional de Datos Personales.

Esta transferencia de los datos personales se realizarán únicamente a terceros con quienes BBC tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico, con el fin de que éstos nos ayuden con algunas de las funciones relacionadas con la entrega de promoción de productos, recaudo de pagos, envíos de productos, salvaguarda de la información o tercerización de nuestros sistemas de servicio al cliente. Podemos intercambiar información con terceros a efectos de protección contra el fraude.

  1. SEGURIDAD INFORMACIÓN DE PAGO

En desarrollo del principio de seguridad, BBC ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y BBC no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

 

  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Las políticas y procedimientos contenidos en este documento rigen a partir de la aceptación de sus Términos y Condiciones. Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

La presente Política fue expedida el 1 de abril de 2017

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